Despesas, caução e outros recursos

Despesas do aluguel

Na aba Cobranças e Despesas, em Despesas, você registra gastos ligados ao aluguel, como condomínio, manutenção ou seguro. Só é possível lançar despesas em um aluguel Ativo. A tela mostra o Total no período, o que está Pendente e o que já foi Pago, com filtros por Categoria e Status.

Clique em Nova despesa e preencha Categoria, Status, Responsável, Fatura vinculada, Descrição, Valor e Observações. O Vencimento é definido pela fatura vinculada.

As categorias são Condomínio, IPTU, Manutenção, Água/Energia/Gás, Seguro e Outros.

O Responsável define o que acontece com o valor:

• Inquilino: o valor é somado a uma fatura do aluguel, como um item, e cobrado do inquilino.
• Responsável (o proprietário): o valor é descontado do repasse daquela fatura.
• Imobiliária: é uma despesa extraordinária, lançada no financeiro como pendente, sem ligação com fatura. Você informa o destinatário do pagamento (Locador, Locatário, Decisão judicial ou Outro).

Nas despesas do Inquilino e do Responsável, escolha a Fatura vinculada ou deixe em Próxima fatura pendente (automático). A fatura precisa estar pendente. Se ela já foi paga, não dá para vincular nem desfazer o vínculo depois.

Cada despesa pode ser editada, marcada como paga (informando a data e o comprovante) ou excluída. Ao excluir:

• uma despesa já paga também remove a movimentação do fluxo de caixa e reverte o saldo da conta;
• uma despesa do Responsável cancela a dedução do repasse;
• uma despesa do Inquilino remove o valor da fatura vinculada.

Nas despesas da Imobiliária, quando a empresa tem um gateway de cobrança, aparece o botão Gerar cobrança no (nome do gateway), para emitir uma cobrança dessa despesa.

Caução: cobrar e receber

Quando a garantia é caução, a aba Garantia mostra o Valor da caução e se ela foi Recebida ou está Pendente.

• Gerar cobrança no (gateway): se a empresa tem um gateway de cobrança, o botão cria uma cobrança da caução, com o nome "(código do aluguel) — Caução". Ele some quando a caução já foi recebida ou já tem cobrança.
• Marcar como recebida: abre a confirmação "Confirmar o recebimento do valor da caução?" com a Conta de recebimento (opcional), a Data de liquidação e o Comprovante (opcional). O valor entra no fluxo de caixa como recebido, na conta escolhida ou na conta padrão. Marcar duas vezes não duplica o lançamento.
• Desmarcar recebimento: volta a caução para pendente.

Receber a caução conclui a etapa de garantia do checklist.

Devolver a caução

No fim de prazo, quando o aluguel é encerrado, o sistema cria sozinho uma despesa pendente de devolução da caução ("Devolução de caução — fim de contrato") com o valor da caução, e avisa a organização. Ela aparece em Despesas para você pagar e conciliar. No encerramento manual, a devolução é um dos lançamentos que você define. Veja Renovar e encerrar um aluguel.

Documentos do aluguel

A aba Documentos reúne em um só lugar os arquivos do aluguel: garantia, comprovantes de despesas, termos e comprovantes de titularidade, vistoria, contrato e recibos de repasse. Há ainda um cartão para anexar outros documentos seus.

Refazer o cronograma de cobranças

Em Configurações > Configuração de cobrança > Editar, o bloco Cronograma das cobranças permite alterar o primeiro vencimento, os meses e refazer as faturas. Isso apaga todas as faturas e cria de novo com os novos dados, e as cobranças pendentes no gateway são canceladas e geradas outra vez. Só é possível enquanto nenhuma fatura foi paga e se não houver acordo de dívida nas faturas. O valor mensal é a soma dos itens de cobrança e não se altera ali. São de 1 a 120 meses.